Artikelserie projektmognad

Hej och välkommen till vår artikelserie om projektmognad. Här kommer du att kunna få en djupare förståelse kring projektarbete , mätning och förbättringar av projektarbetsformen inom organisationer. Jag som skriver heter Jonas Lobell  Vi driver förbättringar av företags förmåga att driva projekt.

 

Vad är projektmognad?

 

För att få ett bra svar på frågan måste vi först förstå vad vi menar med ett projekt, eller snarare projektarbetsformen. Enligt klassiska definitioner är ett projekt, fritt formulerat - en tillfällig ansträngning utförd av en tillfällig organisation för att uppnå ett specifikt och unikt resultat med tydligt start- och slutdatum.

Projektorganisationen är den sammansättning av personer som tillsammans ska genomföra projektets aktiviteter. De ingår dessutom vanligen i en eller flera linjeorganisationer. Det är dessa personers förmåga att genomföra ett projekt tillsammans som är ett mått på hur bra projektet blir.

Men om vi bara ser till projektdeltagarna i ett specifik projekt kan vi inte prata om projektmognad. Utan det är när vi ser på projektarbetsformen i ett större perspektiv , det vill säga när vi genomför under en tidsperiod flera projekt som vi kan mäta projektmognad. Vi pratar då om en organisations förmåga att använda projektarbetsformen på ett konsekvent och repeterbart/systematiskt sätt så att projekt efter projekt genomförs med god kvalitet.

Projektarbetsformen består av olika kunskapsområden, processer, metoder och verktyg som måste behärskas för att ett bra resultat ska uppnås. Projektmognad är ett mått på hur väl organisationen kan dessa områden och hur väl man behärskar metoder, processer och verktyg. De områden som vi valt ut att jobba med för att mäta en organisations projektmognad är ; Ledarskap, Intressenter och mål, Nyttor och strategier, Människor; Processer och verktyg; Resultat.

Ledarskap är allt från det personliga ledarskap som framförs av en projektledare men även linjechefer, styrgruppsmedlemmar och beställare. Alla som har en ledande position har en viktig ledarroll som påverkar projektet och intressenter. Tonvikt läggs på ledningens ansvar och den förebild som ledare utgör för projektet.

Projektnyttan och strategier. I detta område hanteras de långsiktiga effekterna av projektens genomförande och hur de tillsammans bidrar till att affärsmålen uppnås. Affärskalkyler, nyttokalkyler och förankring till organisationens strategier.

Intressenter och mål är det område som hanterar alltifrån ursprungliga projektidéer och att omsätta dessa till projektkrav och definierade projektmål. Det innefattar också att hantera intressenters ändrade krav och önskemål samt att föra en för alla projekt så viktiga dialogen med intressenter. Kommunikation med intressenter är en av de viktigaste framgångsfaktorer i projekt.

Människor. Området omfattar såväl kompetensförsörjning som kompetensutveckling och hantering av de mjukare sidorna som konflikthantering och team building. Att visa uppskattning och ge beröm till medarbetare.

Processer och verktyg är det ”hårda” området som är vedertaget för hur man bör bedriva projekt t.ex. de processer som framtagits som standarder i till exempel ISO10006 och PMBOK. Här kan man läsa sig till hur det ska gå till. Exempel på processer är planering, budgetering, riskanalys, kvalitetskontroll, uppföljning och rapportering.

Resurser. Hanteringen av resurser på ett effektivt sätt är mer aktuell än någonsin i en tid av stor miljöpåverkan från industri och samhälle. Även små projekt har en negativ inverkan på miljön och vi behöver förstå hur projektresultat lämnat avtryck på miljön.

Resultat är det område där vi mäter vad man faktiskt uppnådde i sina projekt. Vad sa man att man skulle leverera och hur blev det egentligen, det uttalade målet och om det uppnåddes eller ej . En annan viktig del här är huruvida man mäter nöjdheten hos intressenter. Det är en sak att leverera det man sa men en annan att faktiskt få nöjda kunder, samhällsmedborgare , beställare och så vidare.

Som nämndes tidigare så handlar projektmognad om att över tid få en uppfattning om hur organisationen presterar. Har man en systematik i det man gör i projekt? Gör man lika i alla projekt eller uppfinner man hjulet varje gång? En organisation kan ju leverera bra resultat men på bekostnad av resurser. Man kanske sliter ut folk varje gång ett projekt genomförs eller att man använder onaturligt mycket resurser. 

Och det finns många konkreta exempel på projekt i alla organisationer där man hade önskat att man lyckats bättre. Med det misslyckade projektet bakom oss kan vi dra en massa lärdomar. Vi har alla en bild av vad som gick fel och hur man borde ha gjort. Oavsett orsaker så vet vi en sak... vi hade inte förmågan att ro ett projekt av den typen och storleken i hamn på ett trovärdigt sätt.

Frågor vi bör ställa sig då är .

  1. När vi ska göra ett liknande projekt i framtiden hur vill vi då att att det ska gå till?
  2. Vilka förmågor saknar vi för att uppnå bästa resultat?
  3. Ska vi redan du börja bygga upp dessa förmågor? Om ja, Vi tar ett medvetet beslut på att vi vill kunna hantera framtida projekt på ett bättre sätt. Vi ökar chanserna att lyckas. Om nej. Vi kör huvudet i sanden och hoppas att det ska bli bättre nästa gång. Det känns skönt att slippa tänka på det som jobbig.

 

Jonas Lobell

18 sep 2016