Artikelserie projektmognad del 2

Hej

I vår artikelserie om projektmognad ska vi nu titta lite på hur man kan mäta projektmognaden inom en organisation.  

Varför mäta projektmognad och hur?

I förra avsnittet pratade jag om vad projektmognad är för något. Nu ska vi se lite varför man ska mäta och hur man kan göra.

Vad kan det finnas för skäl till att man vill mäta projektmognaden? Om vi jämför med andra mätningar som görs i ett företag, exempelvis ekonomiska resultat eller marknadsandelar, så avslöjar ju inte projektmognaden i sig något om hur bra det går för företaget. Man kan ju ha en hög projektmognad, och driva projekt på ett effektivt sätt, men måttet säger inget om hur bra företaget går. Däremot har man hög projektmognad så har man goda förutsättningar för att prestera bra ekonomiska och andra resultat. Hög projektmognad innebär att man har ett väl genomtänkt och förankrat ”system” för hantering av och förbättring av projekthanteringen. Detta borgar för att projekten som drivs har större chanser att leverera de projektresultat som förväntas. Så, bakomliggande skäl till att mäta projektmognaden är att företaget levererar dåliga projektresultat, projekten sliter ut människor, går över budget eller har bristande kvalitet i leveranser, för att nämna några.

Det var några bakomliggande skäl till att man vill veta nuläget. Lite mer traditionellt och fyrkantigt så bör man ju mäta för att veta var man är. För att sen kunna ta fram en bra handlingsplan för att förbättra verksamheten måste man ju också bestämma vart man ska. Vår metod stöder även detta steg. Genom att göra en framtidsanalys som är väl förankrad inom organisationen läggs grunden för en hållbar handlingsplan. Med efterföljande mätningar erhålls en trend och tjänar som bevis på att man gjort rätt åtgärder.

Hur kan man då göra för att erhålla denna nulägesbild av projektmognaden? 

Visst hade det varit smidigt om vi hade ett mätinstrument, likt en termometer eller tumstock, för att mäta fram ett värde? Vi skulle dessutom kunna ha flera olika instrument för de olika områden av projektmognad, som vi gick igenom  i förra artikeln. Ett instrument för att mäta Ledarskap, ett annat för att mäta Resurshantering ett annat för att mäta hantering av resultat, och så vidare.

Man skulle kunna titta på konkreta resultat i form av budgetprecision för projekten, resultatvärdemetoden för att mäta precision i hur väl ett projekt levererar mot en baseline, etc. Om det nu finns sådana konkreta resultat att tillgå och om det dessutom finns för merparten av projekten så är det ett mått i sig på hög projektmognad. Och nu kommer vi in i kärnan av vad mätning går ut på. Vi behöver hitta ett sätt att lyfta på många olika stenar i organisationen och leta efter olika typer av bevis på att man bedriver projektverksamhet och hur det sker.  När man har hittat dessa bevis ska dessa jämföras mot någon form av måttstock och vi får ett mätvärde! Den enklaste formen av bevis är helt enkelt att någon talar om för oss att det är på ett visst sätt.

En modell för projektmognadsmätning erhålls som en sammansättning av de områden man vill undersöka samt de mått som ska användas för att bedöma hur bra ett område är. En mätning erhålls genom att samla in data som sedan analyseras med hjälp av modellen. Den modell vi använder är baserad på olika standarder för projekthantering, såsom ISO10006, ISO21500 och IPMAs Project Excellence.

Den metod vi valt för datainsamling utgörs av två steg. I första steget görs en självbedömning i vilken ett urval individer svarar på ett antal påståenden, inte helt olikt en enkät för medarbetarundersökningar. I steg två sammanställs resultaten och vi genomför en gruppdiskussion med syftet att nå en viss konsensus för mätresultatet inom varje område.  Deltagarna besvarar varje påstående ur två aspekter; Var man befinner sig i nuläget, samt var man önskar befinna sig inom 3-5 år.

I nästa avsnitt ska jag berätta om hur en mätning går till i praktiken och hur man ska tolka mätresultaten.

4 nov 2016